「隨時可審」的帳目到底是什麼？香港核數師真正需要的資料
每間在香港註冊成立的公司，每年都要面對同一場約會：由獨立執業會計師事務所進行的法定審計，而受審的財務報表，是公司自己有責任編好的。「隨時可審」這四個字在會計行銷裡出現得很頻繁——包括我們自己的——所以值得說清楚它究竟指什麼，因為「就緒」與「未就緒」之間的差距，是以數星期的延誤和實實在在的費用來計算的。
先看法定要求
整件事由三項義務框住。根據《公司條例》，香港公司必須編製年度財務報表並交付審計——實務上的主要例外，是已正式申報為不營運的公司。經審計的帳目隨後支持向稅務局提交的利得稅報稅表；即使公司申索離岸利潤，仍須提交經審計的報表。而報表背後的紀錄——發票、收據、月結單、合約——必須保存至少七年。
合資格的小型公司可以採用簡化申報，但簡化的是申報框架，不是審計要求。只要公司在營運，核數師每年都會看你的帳。
核數師實際會發給你的清單
委聘書各有不同，但索取清單幾乎一樣。你可以預期被要求提供：
- 試算平衡表——每個科目，借貸相等，與報表相符。較大型的項目會要求按主導表分組。
- 總帳——全年每一筆過帳，最好可以匯出，讓任何一行都能追查。
- 每個銀行及支付帳戶的月結單——包括金融科技帳戶——連同年結日與總帳的對帳。
- 原始單據——分錄背後的銷售發票、供應商發票和收據。未就緒的帳目在這裡損失最多時間：分錄有了，單據找不到。
- 應收及應付明細表——年結日誰欠你、你欠誰，按帳齡排列，與試算平衡表相符。
- 固定資產登記表——成本、添置、處置與折舊，與總帳對得上。
- 解釋餘額的合約——借貸、租賃、關聯方安排。
- 上年度已簽署的財務報表——期初餘額總要有出處。
「就緒」在實務上是什麼意思
就緒不是年結前一星期英勇地砌好的一疊 PDF，而是總帳本身的一種狀態：
- 每一行帳都追溯到單據，而且一步就能調出來——不是「在電郵裡的某處」。
- 銀行對帳保持最新，年結的現金數是月結單上的事實，不是湊出來的數。
- 沒有一個堆滿「未分類神秘項目」的暫記科目等着年結時考古。
- 各張明細表——應收、應付、固定資產——是從總帳裡生出來的，不是在總帳旁邊另砌一份。
年結大混戰為什麼會發生
幾乎永遠是同一個原因：帳是一年寫一次、倒着寫的。十二個月的交易靠月結單、記憶和一箱雜物重組，趕着死線，由一個第一次接觸這些數據的人來做。到那時單據早已散失；要追供應商補發副本；核數師的查詢成倍增加，因為答問題的人不是入帳的人。每多一小時，費用就多一分；最壞的情況，是核數師取不到憑證時會寫進意見裡——那不是你想讓銀行讀到的一句話。
如何全年保持就緒
另一條路很沉悶，但很有效：持續入帳、單據一出現就歸檔、每月對帳、讓憑證黏在分錄上。這樣「審計準備」就不再是一個季節——年結時，把已經存在的東西匯出就是了。
坦白說，這正是確誠 Certanta 做帳的方式：交易每日從已連接帳戶匯入，或每月從上傳的月結單處理；文件在擷取當下歸檔並配對；每筆分錄由真人記帳員簽核；年結交給核數師的成果——按主導表分列的試算平衡表、總帳、以及每個數字背後的憑證檔案——是生成出來的，不是拼湊出來的。我們刻意不做審計：核數師必須獨立，我們配合你委聘的獨立會計師事務所工作，也可以代為轉介。
常見問題
每間香港公司都需要每年審計嗎？
需要。每間在香港註冊成立的公司都必須編製年度財務報表，並由執業會計師事務所審計。主要例外是已根據《公司條例》正式申報為不營運的公司。小型公司可能符合簡化申報資格，但那並不豁免審計。
我的業務全部在香港以外——可以豁免嗎？
不可以。離岸申索是稅務立場，不是會計豁免：經審計的財務報表每年仍須提交。而當稅務局提問時，一本記錄完整的總帳正是離岸申索最有力的支持。
紀錄要保存多久？
根據《稅務條例》至少七年——指的是原始單據，不只是最終報表。
同一間事務所可以既做記帳又做審計嗎？
不可以。核數師必須獨立於其審計的帳目，所以記帳方和核數師應該是不同機構。確誠 Certanta 負責總帳和審計資料包；審計由獨立的執業會計師事務所進行——你委聘的，或我們轉介的。
本文為關於香港一般規定的資訊，並非針對你具體情況的意見。有關貴公司的事宜，請諮詢你的會計師或核數師——或直接找我們。